Car Policy: à quoi sert-elle et comment la rédiger?

La gestion d’une flotte automobile au sein d’une entreprise est une tâche compliquée. Avec la création d’une Car Policy, simplifiez votre organisation pour optimiser la gestion de votre parc. Découvrez ce qu’est une Car Policy et comment la rédiger.

La Car Policy est un document établissant la politique d’achat, d’attribution et de gestion des véhicules automobiles composant la flotte d’une entreprise. Elle permet de mettre en avant l’avantage social représenté par l’attribution d’un véhicule de fonction pour l’entreprise.

Dans un marché de l’emploi tendu, elle contribue au recrutement ainsi qu’à la fidélisation du personnel. Disposer d’une Car Policy adaptée représente  un atout pour le recrutement de nouveaux collaborateurs. Pour cela, elle doit être adaptée aux besoins, équitable en fonction du poste occupé, mais également séduisante.

Si par le passé, la Car Policy était revue tous les deux ans en moyenne, son renouvellement est devenu annuel. En effet, l’évolution constante des normes environnementales et fiscales ainsi que le travail de vigilance des gestionnaires pour une optimisation permanente des coûts imposent une adaptation régulière de votre Car Policy.

Il est clair qu’une Car Policy représente bien plus qu’un simple catalogue de véhicules, c’est la pierre angulaire de la gestion de votre flotte automobile. Vous vous en doutez, la création d’une Car Policy n’est pas une démarche facile. C’est pour cela que nous vous indiquons les clés à connaître pour élaborer la vôtre.

Environnement et fiscalité : des impacts indéniables sur les Car Policy

La Car Policy doit sans cesse s’adapter aux évolutions du marché et à la stratégie de l’entreprise. Trois points essentiels sont dorénavant à prendre en compte pour son établissement.

• Les ZFE : certaines agglomérations mettent en place des zones à faibles émissions polluantes. Seuls les véhicules les plus respectueux de l’environnement peuvent accéder à ces zones.
• La loi LOM : La loi d’orientation des mobilités, publiée au Journal officiel à la fin 2019, vise à transformer les modes de transport pour réduire leur coût et leur impact sur la qualité de l’air.
• La réglementation fiscale : la fiscalité des voitures de société évolue rapidement pour suivre les contraintes environnementales. Entre le calcul de la TVS, la récupération de la TVA sur le carburant suivant le type de véhicule et les bonus-malus écologiques, les règles ont beaucoup évolué ces dernières années.

Désormais, la transition énergétique se trouve au cœur des stratégies RSE des entreprises. Elle impacte directement les entreprises dans le choix de leurs moyens de transport. Ce qui était vrai il y a un ou deux ans ne l’est plus aujourd’hui. Le diesel très prisé par le passé est, par exemple, de plus en plus remplacé par des motorisations hybrides ou hybrides rechargeables. Les motorisations thermiques sont vouées à disparaître avec une fin de commercialisation annoncée pour 2035.

Les parties prenantes dans l’élaboration de la Car Policy

L’élaboration de la Car Policy nécessite une concertation entre différents acteurs au cœur des services de l’entreprise :

• Ressources humaines : les RH vont définir la politique d’attribution des véhicules en fonction du poste occupé par chaque salarié concerné. La Car Policy est un élément de rémunération participant à l’attractivité de l’entreprise en phase de recrutement.
• Achats : le service des achats va sélectionner les partenaires, négocier et passer les commandes. Il supervise tout le processus d’achat en pilotant les chiffrages, les remises partenaires et le contrôle des cotations.
• Direction/Comex : définit les stratégies liées à la flotte, il doit donc évaluer la nouvelle Car Policy avant de la valider, en tenant compte de l’aspect économique, pour qu’elle soit applicable.
• Responsable de flotte : il se charge de l’animation de la refonte et de l’application de la Car Policy au sein de l’entreprise, et, il s’assure que le bon véhicule soit affecté au bon usage du collaborateur.

Chaque partie prenante à la réalisation de la Car Policy a des missions et des objectifs différents qu’il faut savoir manier pour aboutir à un projet viable économiquement.

L’importance d’un cahier des charges dans création d’une Car Policy adaptée

Comme pour tout projet, la Car Policy doit être élaborée en se basant sur un cahier des charges détaillé à réaliser en concertation avec les différents services.

Déterminer le cahier des charges technique

Pour définir le cahier des charges, l’entreprise doit réfléchir à sa politique automobile lors du choix d’un véhicule. L’utilisation et l’attribution dépendent de l’activité, mais également du grade du salarié.

• Les usages : la Car Policy doit être en phase avec les besoins du conducteur et des contraintes métiers. La politique RH (made in France…) et la zone géographique d’utilisation du véhicule sont à prendre en compte.
• Loi de roulage : que les véhicules soient achetés ou loués, une loi de roulage doit être définie au plus proche des usages réels afin d’optimiser et de maîtriser les coûts liés. 
• Équipements (carrosseries, aménagements) : lors de la refonte de la Car Policy, le choix des véhicules doit également être ajusté aux différentes contraintes de chaque catégorie de collaborateurs en fonction des missions qui peuvent leur être confiées.  Tous ces besoins doivent être évalués précisément.

Choisir minutieusement les partenaires

Clés de voûte essentielles de la nouvelle Car Policy, les partenaires doivent être sélectionnés avec soin.

• Choix des fournisseurs (concessionnaire, courtiers, loueurs, constructeurs, distributeurs, loueurs, pétroliers). Ses différents partenaires sont à choisir avec soin et à piloter au quotidien. La direction peut décider de choisir une marque face à une autre en fonction de sa clientèle. Cela dépend de l’image de marque qu’elle souhaite renvoyer, mais aussi du catalogue de véhicules proposés.
• Les tripartites : la négociation ne se fait plus uniquement entre le loueur et l’entreprise, le constructeur automobile est intégré aux échanges.

Choisir une Car Policy adaptée

• Règles d’attribution du véhicule de société en fonction de la position hiérarchique de chaque employé.
• Segmentation pour répondre aux besoins spécifiques qu’il soit lié à la fonction ou à la région d’affectation du véhicule. Le choix d’un véhicule utilitaire électrique pour desservir le cœur de ville dans une ZFE peut être fiscalement avantageux pour l’entreprise.
• Réglementation (charte du conducteur à faire signer) : elle permet de définir les règles d’utilisation d’un véhicule de fonction ou d’un véhicule de service. Elle contient les obligations et les interdictions sur l’usage du véhicule professionnel par le salarié.

Déterminer les modes de financement et les prestations complémentaires

La majorité des entreprises optent pour la location longue durée (LLD) pour financer leur parc automobile. Cette solution leur évite d’avoir à gérer la revente ou la reprise du véhicule. Fiscalement, le loyer est une charge déductible ne nécessitant pas d’amortissement. De plus, cela offre une grande flexibilité sur les véhicules. L’entreprise bénéficie de véhicules neufs tous les ¾ ans. La location permet également de faire face à l’augmentation généralisée des prix…

Du choix de la marque aux différents prestataires (entretien, vitrage, pneumatique …,) tous ses acteurs seront sélectionnés et supervisés avec une grande attention pour optimiser le TCO (coût total de possession). Il est capital de connaître les coûts directs et indirects liés à l’attribution d’une voiture de fonction à un salarié.

Car Policy refaite : que faire après ? Quel suivi ?

Dès que la nouvelle Car Policy est validée par les différentes parties, c’est au gestionnaire de flotte de prendre la main en supervisant sa mise en application. Il lance les commandes et les renouvellements auprès du service des achats.

Enfin, ce dernier s’assure que les dispositions négociées au préalable sont appliquées par les partenaires. Il est également le garant de l’attribution du type de véhicule de fonction correspondant à chaque catégorie d’employé.