Tout savoir sur la réduction des cours des frais de restitution
Vous souhaitez améliorer la gestion des frais de restitution des véhicules de location ? C’est un engagement de plusieurs acteurs, tous aussi responsables les uns que les autres, et qui demande une organisation anticipée afin d’éviter les mauvaises surprises.
Que faut-il faire pour optimiser ces frais ? Passons en revue les bonnes pratiques :
Suivre ses véhicules de prêt
Un contrôle régulier des parcs automobile, et donc s’assurer du bon entretien des véhicules, encourage à une bonne conduite des usagers vis-à-vis des locations. D’une part, cela permet de surveiller les utilisateurs et de les recadrer si besoin afin d’anticiper d’éventuelles dégradations. D’autre part, si dégradations il y a, cela permet de lister les dommages et d’avertir les conducteurs sur les coûts de ces derniers. La fréquence des audits permet de régler les détériorations avant qu’elles ne soient trop notables.
Enfin, vous pouvez également éviter les coûts imprévus lors de la restitution en réalisant une pré-expertise régulièrement afin d’anticiper les éventuels coûts de remise en état.
Jouer sur la transparence sur la gestion de vos frais de restitution
La transparence dans les échanges est aujourd’hui un gage de qualité. La digitalisation des services la facilite, notamment grâce à la prise de photos. Aujourd’hui, la restitution d’un véhicule ne se passe plus sans rapport d’inspection avec visuels à l’appui. Cela engage le loueur à être (plus) juste et à facturer les dommages causés. Aussi, cela résigne le locataire à les admettre sans contestation.
Sensibiliser les conducteurs quant aux restitutions
Suivre les véhicules attentivement et gérer les (éventuelles) réparations convenablement, c’est bien, mais l’idéal reste d’éviter d’endommager les véhicules.
Comment faire ?
Sensibiliser les conducteurs à l’écoconduite, à la sécurité routière et au bon entretien du véhicule peut paraître superflu, mais le rappel des règles n’est jamais de trop. Afin de faire respecter les chartes d’utilisation, il est conseillé de faire signer une charte aux conducteurs qui stipule les actions à mener pendant le contrat de location en termes de nettoyage et de révision technique.
Une idée pour améliorer la gestion de vos restitutions : « La carotte ou le bâton »
Pour inciter les conducteurs à être responsable avec leur véhicule de location, certaines entreprises ont développé la méthode de « la carotte ou le bâton ».
Dans le cas contraire, nous pouvons prendre des sanctions, comme un rappel à la charte de prise en soin du véhicule confié ou une baisse de gamme de véhicule lors du prochain renouvellement.
Se renseigner sur le contexte de l’activité pour bonifier vos restitutions
Il en va de soi que l’activité même de l’entreprise influence l’usage des véhicules. Il est plus probable que les locations d’une entreprise de services de luxe, dont les véhicules contribuent à l’image de marque de la société, soient restituées sans frais supplémentaires. Contrairement à une entreprise du BTP qui est plus exposée en raison de « la vie de chantier ». Ainsi, il est donc important de savoir à l’avance l’environnement de l’activité pour anticiper les risques et les frais de restitution tout au long du contrat.
Pour conclure
La gestion des frais de restitution est donc un vrai sujet à ne négliger sous aucun prétexte. Le maître-mot : anticipation ! L’optimisation de la gestion intervient à plusieurs niveaux et dépend de la politique de l’entreprise avant même la location du véhicule.
Mais ce n’est pas tout ! Une bonne gestion des frais de restitution et une optimisation ne peuvent se faire sans l’aide de solutions sur mesure et d’un logiciel adéquat.
