L’avantage en nature lié aux véhicules de fonction est un point essentiel pour les entreprises. Avec son cadre fiscal précis, elles doivent suivre de près les coûts de ces véhicules. La voiture de fonction est un avantage pour les salariés. Elle entre dans les éléments de rémunération lors du recrutement et contribue à la fidélisation des collaborateurs.
Comprendre l’avantage en nature des véhicules de fonction
L’avantage en nature, dans le cadre d’un véhicule de fonction, désigne la mise à disposition par l’entreprise d’un véhicule pour un usage personnel, en plus de son utilisation professionnelle. Le collaborateur qui en bénéficie peut utiliser le véhicule pour ses trajets privés, même le week-end ou lors de ses congés. Cet usage à titre privé fait partie de sa rémunération. Cet avantage en nature apparaît sur la fiche de paie du collaborateur.
La différence entre véhicule de fonction et voiture de service réside dans son usage. Le salarié profite d’un véhicule en permanence avec la voiture de fonction. Le véhicule de service revient sur le parking de l’entreprise chaque jour ou, selon les cas, chaque week-end. Celui-ci ne peut pas être utilisé à des fins personnelles pour des trajets privés. Le véhicule de fonction est donc bien plus séduisant pour le salarié. Celui-ci n’a plus besoin d’investir dans une voiture à titre personnel.
Cependant, cet usage personnel du véhicule de l’entreprise génère des obligations fiscales et sociales. L’employé doit déclarer cet avantage en nature lors de sa déclaration annuelle de revenu, car il augmente son revenu imposable. Ce supplément de revenu est soumis à l’impôt sur le revenu ainsi qu’aux cotisations sociales. De plus, ils ne peuvent plus déduire des frais kilométriques de leur revenu annuel.
Cet avantage en nature n’est pas réservé aux seuls salariés. Les dirigeants, peu importe leur statut, gérants minoritaires, égalitaires, ou directeurs d’une société, peuvent également bénéficier de ce dispositif. Ils trouvent dans le véhicule de fonction un moyen de faciliter leurs déplacements tout en profitant d’un avantage fiscal intéressant pour l’entreprise.
Les coûts associés aux véhicules de fonction
L’attribution d’un véhicule de fonction à un collaborateur implique des coûts pour l’entreprise. Ils doivent être pris en compte pour une gestion optimale de la flotte automobile.
Types de frais et charges
Les entreprises doivent supporter plusieurs types de charges lorsqu’elles fournissent des véhicules de fonction à leurs salariés.
- Frais de carburant : Ce poste est généralement pris en charge par l’employeur à l’aide d’une carte carburant (Total Energies, DKV ou grandes distributions). Qu’il s’agisse d’un véhicule thermique, hybride ou électrique, les coûts d’énergie sont généralement intégrés dans les charges de l’entreprise. Pour les véhicules électriques, ces coûts sont moindres, surtout si l’entreprise installe des bornes de recharge sur site.
- Entretien et réparations : L’entretien des véhicules (vidange, remplacement des pneus, contrôle technique) est à la charge de l’employeur. De plus, des frais de réparation imprévus peuvent survenir lors de pannes. Ils sont également pris en charge par l’entreprise. Ils peuvent être couvert par un contrat de maintenance ou une extension de garantie selon le mode d’acquisition du véhicule.
- Assurance : L’entreprise doit assurer ses véhicules de fonction. La cotisation annuelle varie en fonction de la valeur du véhicule et du niveau de couverture choisi. Si l’entreprise doit au minimum souscrire une garantie responsabilité civile, elles optent généralement pour une couverture tous risques, en particulier pour les véhicules pris en leasing.
- Coût d’acquisition ou de location : Le mode de financement du véhicule (achat ou location longue durée) impacte les coûts annuels. Un véhicule acheté est une immobilisation comptable dont la valeur se déprécie, alors qu’un leasing offre une plus grande flexibilité, mais à un coût annuel souvent plus élevé.
- Coût global de la flotte : Au-delà des véhicules, les entreprises doivent tenir compte de la gestion globale de leur parc automobile. Cela inclut la gestion des cartes carburant, la supervision de l’entretien, la gestion administrative (déclarations fiscales, suivi des contrats et régularisation des contraventions éventuelles). L’optimisation des itinéraires et des usages permet d’éviter une surconsommation inutile.
Les véhicules de fonction représentent une charge importante pour l’entreprise. Toutefois, ils peuvent également générer des économies si la gestion est optimisée. Par exemple, un passage à une flotte de véhicules hybrides ou électriques permet de réduire les frais de carburant et d’entretien, tout en bénéficiant d’avantages fiscaux.
Des actions de formation des collaborateurs peuvent aussi permettre de réduire la facture globale, notamment avec des cours d’éco-conduite en lien avec l’utilisation optimale d’une motorisation hybride.
Comment calculer l’avantage en nature d’un véhicule de fonction ?
Le calcul de l’avantage en nature d’un véhicule de fonction se fait selon 2 méthodes : l’évaluation forfaitaire ou l’évaluation aux frais réels.
L’évaluation au forfait est une méthode simple. Elle consiste à appliquer un pourcentage fixe à la valeur d’achat du véhicule TTC. Le taux retenu dépend du type de véhicule et de son usage. Par exemple, pour un véhicule acheté, le pourcentage appliqué est de 9 % (6% pour un véhicule de plus de 5 ans). Si les frais de carburant sont pris en charge par l’entreprise, le taux est majoré de 3 points.
Pour les véhicules pris en leasing, ce taux est de 30 % du montant des loyers annuels. Avec les frais de carburant pris en charge par l’entreprise, le taux est relevé à 40%. Dans le cas des véhicules électriques, les frais d’électricité ne sont pas pris en compte dans l’évaluation de l’avantage en nature. De plus, ses véhicules profitent d’un abattement de 50 % sur l’avantage en nature, plafonné à 1964,90 € en 2024.
La seconde méthode, l’évaluation aux frais réels permet de calculer précisément l’avantage en nature en fonction des dépenses réelles engagées par l’entreprise. Il s’agit d’une méthode qui prend en compte l’ensemble des frais (carburant, entretien, assurance, réparations). Cette méthode est recommandée lorsque les coûts réels sont inférieurs aux estimations forfaitaires.
Elle tient compte d’un amortissement à hauteur de 20 % du coût d’achat du véhicule, réduit à 10 % si le véhicule a plus de 5 ans. Si le véhicule est pris en leasing, l’avantage est calculé sur la valeur totale du coût annuel du leasing. Les voitures électriques bénéficient là aussi d’un abattement de 50 %, plafonné à 1964,90 € en 2024.
Dans les 2 cas, le montant calculé est ajouté au salaire brut du salarié, ce qui augmente la base de cotisation sociale et d’imposition. La rigueur est de mise dans l’évaluation de l’avantage en nature, quel que soit le mode de calcul retenu.
Gestion administrative et légale des véhicules de fonction
La gestion administrative des véhicules de fonction repose sur une réglementation stricte. Les entreprises doivent se conformer aux règles édictées par l’administration fiscale, sous peine de sanctions financières.
Quelles sont les règles fiscales et administratives pour un véhicule de fonction ?
L’avantage en nature lié à l’attribution d’une voiture de fonction est un élément de rémunération à part entière. Il doit être mentionné sur le bulletin de paie de l’employé. L’entreprise doit également l’inclure dans la DSN (Déclaration Sociale Nominative), qui est transmise chaque mois aux organismes sociaux. L’avantage en nature est soumis à l’impôt sur le revenu et aux cotisations sociales.
La réglementation en vigueur est fixée par le Code général des Impôts, et notamment par l’arrêté du 10 décembre 2002, qui encadre les modalités de calcul de l’avantage en nature. Cet arrêté précise également les conditions d’utilisation des véhicules de fonction et les obligations déclaratives des entreprises.
Les employeurs doivent respecter ces règles pour éviter les redressements fiscaux ou sociaux. Les manquements à ces obligations légales peuvent entraîner des amendes ou des ajustements rétroactifs, pénalisant l’entreprise financièrement.
Conditions et modalités d’utilisation du véhicule de fonction
L’utilisation d’un véhicule de fonction est généralement encadrée par le contrat de travail ou une convention interne. Ces documents définissent les conditions d’usage de sa voiture, que ce soit à titre privé ou à titre professionnel. Des restrictions sur le kilométrage annuel réalisé à titre personnel peuvent parfois être mentionnées.
Le salarié peut utiliser le véhicule pour ses trajets domicile-travail, mais également pour ses déplacements personnels, en fonction de ce qui est prévu dans son contrat ou dans les accords d’entreprise. Cette flexibilité est un atout indéniable pour les collaborateurs, mais elle nécessite une gestion rigoureuse de la part de l’entreprise.
Quelles sont les spécificités des véhicules électriques de fonction ?
Les véhicules électriques sont de plus en plus populaires dans les entreprises. En plus d’être plus écologiques à l’usage, ils sont particulièrement intéressants sur le plan fiscal. Ainsi, les entreprises optant pour ce type de motorisation bénéficient d’une réduction de la taxe sur l’affectation des véhicules à des fins économiques (ancienne TVS). L’amortissement séparé du véhicule et de sa batterie de traction, sous réserve que cette dernière soit facturée séparément, est un autre avantage non négligeable.
Les véhicules électriques ont des coûts d’entretien réduits par rapport aux véhicules thermiques. Il n’est pas nécessaire de faire de vidange ou de remplacer les filtres du moteur. Les pièces en mouvement sont moins nombreuses. L’usure des freins est moindre grâce au freinage régénératif. De plus, le coût d’une recharge est généralement inférieur à celui d’un plein de carburant, en particulier si elle est effectuée en entreprise ou au domicile du collaborateur.
En intégrant des véhicules électriques à sa flotte, l’entreprise renvoie une image moderne affichant sa volonté d’être plus respectueuse de l’environnement. C’est un levier de communication puissant pour les entreprises dynamiques.
L’avantage en nature, un dispositif avantageux ?
L’avantage en nature des véhicules de fonction est un élément de rémunération permettant de fidéliser des talents au sein de l’entreprise. Proposer un véhicule de fonction à ses collaborateurs est un geste de reconnaissance qui contribue à leur épanouissement au sein de l’équipe. Pour l’entreprise, c’est également un moyen d’optimiser sa fiscalité.
Avec une sélection rigoureuse des véhicules et en optimisant leur gestion, il est possible de réduire les coûts de son parc tout en proposant un avantage de taille aux salariés. Ainsi, les 2 parties sont gagnantes. Cependant, la gestion des véhicules de fonction nécessite une attention particulière pour respecter les dispositions légales et optimiser ses coûts de fonctionnement.
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