Les indemnités kilométriques correspond au remboursement des frais d’utilisation du véhicule personnel d’un salarié dans le cadre de son travail. Ce mécanisme permet de couvrir les frais engagés tout en respectant les barèmes fiscaux en vigueur. Découvrons ensemble comment calculer ces indemnités, les conditions de remboursement, et les aspects fiscaux associés. Aficar Mobility, expert en gestion de flotte automobile externalisée, vous aide à optimiser ces pratiques pour une gestion efficace de votre parc.
Qu’est-ce que les indemnités kilométriques ?
L’indemnité kilométrique est un dispositif de remboursement des frais professionnels lié à l’utilisation d’un véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Elle couvre des dépenses comme le carburant, l’usure du véhicule ainsi que l’assurance et l’entretien de celui-ci. Ce système, encadré par le Code du travail, permet aux entreprises de compenser les frais engagés par leurs salariés lors de missions nécessitant l’usage de leur propre véhicule.
En France, l’indemnité kilométrique est également régie par le barème fiscal, qui fixe les montants de remboursement en fonction de la puissance fiscale des véhicules et du nombre de kilomètres parcourus. Le barème, mis à jour annuellement, s’applique aussi bien aux voitures qu’aux motos et aux moins de 50 cm3 (dans le cadre de la mobilité durable).
Les entreprises qui choisissent ce mode de remboursement optent pour une solution flexible et adaptée, en particulier pour les PME et PMI, car il permet d’éviter la gestion lourde de flottes dédiées tout en répondant aux besoins ponctuels de mobilité des collaborateurs. Pour les salariés, l’indemnité kilométrique représente une alternative simple et transparente au remboursement des frais réels, puisqu’elle n’exige pas de justificatifs détaillés pour chaque dépense engagée.
Comment calculer les indemnités kilométriques ?
Le calcul de l’indemnité kilométrique se fait selon plusieurs critères clés, qui influencent le montant total remboursé au salarié. La puissance administrative, mentionnée en chevaux fiscaux sur le certificat d’immatriculation, permet de définir le montant par kilomètre parcouru. Les véhicules plus puissants sont associés à des coûts d’exploitation plus élevés, ce qui se traduit par un remboursement au kilomètre plus important.
Le montant du remboursement augmente en fonction des distances effectuées dans le cadre des missions professionnelles. Le barème, divisé en 3 tranches de kilométrage, permet d’adapter l’indemnité en fonction des distances parcourues chaque année.
Par exemple, si un salarié utilise un véhicule de 5 CV et parcourt 10 000 km dans l’année pour des déplacements professionnels, il pourra calculer son indemnité en fonction de la grille fiscale applicable. Le montant total du remboursement est alors proportionnel à la puissance du véhicule et à la distance annuelle parcourue. Selon la grille en vigueur en 2024, le calcul est le suivant : (distance parcourue * 0,636 €) + 1 395 €. Ainsi, pour 10 000 km, le montant de l’indemnité annuelle est de 7 755 €.
Dans le cas d’un véhicule électrique, le montant est majoré de 20 % afin de tenir compte du surcoût à l’achat de ce type de motorisation. Ces montants sont fixés par l’administration fiscale chaque année pour permettre le remboursement des frais engagés par les salariés et une cohérence dans le traitement des indemnités kilométriques. Par ailleurs, l’indemnité kilométrique offre une alternative aux frais réels, une option qui pourrait demander des justificatifs détaillés et représenter une charge administrative supplémentaire pour l’employeur et le salarié.
Quels frais peuvent être remboursés ?
Les salariés peuvent demander le remboursement des différents frais liés à l‘usage de leur véhicule au réel dans le cadre de leurs missions professionnelles. Les dépenses de carburant englobent l’essence, l’électricité ou le gasoil, en fonction des distances parcourues et de la consommation moyenne du véhicule. Les frais d’entretien régulier, tels que les révisions, les réparations dues à l’usure et même le changement des pneus, peuvent être inclus dans le calcul des frais de déplacement.
Les dépenses comme le stationnement et les frais de péage sont souvent remboursables sur présentation des justificatifs associés. Dans le cas d’un remboursement des frais selon les indemnités kilométriques, les frais de parking et les péages sont remboursés en plus, toujours sur justificatif.
Quelles sont les obligations de l’employeur ?
L’employeur doit couvrir les frais professionnels engagés par le salarié dans l’exercice de ses fonctions. Cela inclut les frais de déplacement entre différents sites de l’entreprise ou déplacements dans le cadre de rendez-vous clients ou fournisseurs, si ceux-ci nécessitent l’usage du véhicule personnel.
La note de frais kilométrique est un document indispensable pour l’employeur, car elle permet de formaliser chaque remboursement et d’assurer le suivi des dépenses engagées par les salariés. Pour les entreprises, une politique claire sur les frais remboursables est essentielle pour garantir une gestion transparente et éviter les abus potentiels. Le respect des barèmes fiscaux et des règles de l’administration fiscale est essentiel.
Qu’est-ce que le barème kilométrique ?
Le barème kilométrique, publié chaque année par l’administration fiscale, est un guide de référence pour calculer les indemnités kilométriques des salariés. Il fixe le montant de remboursement par kilomètre en fonction de la puissance fiscale du véhicule et de la distance annuelle parcourue.
Le barème 2024, par exemple, tient compte de la hausse des prix des carburants et de l’entretien. Une majoration de celui-ci est prévue pour les véhicules électriques. Le barème s’applique aux voitures, motos, et les moins de 50 cm3, bien que les montants varient.
Barème 2024 – Voiture (en €)
| Puissance fiscale | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
| 3 cv et moins | d × 0,529 | (d × 0,316) + 1 065 | d × 0,370 |
| 4 cv | d × 0,606 | (d × 0,340) + 1 330 | d × 0,407 |
| 5 cv | d × 0,636 | (d × 0,357) + 1 395 | d × 0,427 |
| 6 cv | d × 0,665 | (d × 0,374) + 1 457 | d × 0,447 |
| 7 cv et plus | d × 0,697 | (d × 0,394) + 1 515 | d × 0,470 |
Barème 2024 – 2 roues de plus de 50 cm3 (en €)
| Puissance fiscale | Jusqu’à 3 000 km | De 3 001 km à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
| De 1 à 2 cv | d × 0,395 | (d × 0,099) + 891 | d × 0,248 |
| De 3 à 5 cv | d × 0,468 | (d × 0,082) + 1 158 | d × 0,275 |
| Plus de 5 cv | d × 0,606 | (d × 0,079) + 1 583 | d × 0,343 |
Barème 2024 – 2 roues de moins de 50 cm3 (en €)
| Kilométrage parcouru | Jusqu’à 3 000 km | De 3 001 km à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
| Montant de l’indemnité | d × 0,315 | (d × 0,079) + 711 | d × 0,198 |
Quelles sont les conditions de remboursement ?
Les indemnités kilométriques sont réservées aux trajets réalisés dans le cadre d’une mission professionnelle. Les trajets entre le domicile et le lieu de travail ne sont généralement pas éligibles.
Les notes de frais kilométriques doivent inclure des informations détaillées sur chaque trajet et être accompagnées des justificatifs nécessaires, comme les tickets de péage et les reçus de stationnement.
Les frais de mobilité durable et les options de transport
Face aux enjeux environnementaux, les entreprises mettent en place des dispositifs de mobilité durable pour encourager des moyens de transport alternatifs et plus écologiques.
Le forfait mobilités durables permet aux salariés de recevoir une indemnité forfaitaire pour les trajets effectués en transport en commun, vélo, ou autres moyens de transport durables. Les employés pouvant obtenir un véhicule de fonction et qui renonce à ce choix peuvent obtenir une indemnité également.
Certaines entreprises incluent dans leur politique de mobilité des incitations à l’utilisation de véhicules électriques, comme des points de recharge à disposition au sein des locaux de l’entreprise. Ces options témoignent de l’engagement croissant du gouvernement pour la transition énergétique en cours avec une évolution des pratiques de remboursement en faveur de moyens de transport moins polluants.
Aspects fiscaux et sociaux des indemnités kilométriques
Les indemnités kilométriques bénéficient d’une exonération d’impôt pour le salarié lorsqu’elles respectent les barèmes en vigueur :
- Les indemnités sont exonérées d’impôt sur le revenu, tant que les montants remboursés respectent le barème de l’administration fiscale.
- De même, les remboursements sont exonérés de cotisations sociales si les conditions sont respectées. En cas de non-conformité, l’URSSAF peut remettre en question les exonérations.
Il est bon de rappeler également que les taxes sur l’affectation des véhicules (ex-TVS) sont également dues sur les voitures personnelles des salariés utilisées dans un cadre professionnel. Elles sont dues dès lors que le véhicule réalise plus de 15 000 km par année dans ce cadre (à un taux progressif selon le kilométrage réalisé). Un abattement de 15 000 € par an sur la totalité de la somme due par l’entreprise au titre de ces taxes annuelles est possible dans ce cas. Les entreprises peuvent également déduire les indemnités kilométriques de leur résultat fiscal.
Les indemnités kilométriques sont un dispositif clé pour les entreprises qui souhaitent rembourser les frais de déplacement professionnels de leurs employés utilisant leur propre véhicule. En intégrant également les alternatives de mobilités durables, les entreprises s’alignent avec les tendances écologiques actuelles, tout en bénéficiant d’exonérations fiscales. Avec Aficar Mobility, expert en gestion de flotte, les entreprises peuvent bénéficier d’un accompagnement personnalisé pour une gestion conforme et optimisée.
