La gestion efficace d’une flotte automobile va bien au-delà de l’acquisition initiale des véhicules. Les coûts associés à l’exploitation et à la maintenance des véhicules peuvent représenter une part significative du budget d’une entreprise.
C’est là que le TCO, ou Coût Total de Possession, entre en jeu.
Le TCO est une approche globale de l’évaluation des coûts liés à une flotte automobile, en tenant compte de l’ensemble des dépenses tout au long du cycle de vie des véhicules. Pour mieux comprendre et optimiser le TCO de votre flotte, il est essentiel de prendre en compte chaque famille de dépenses.
En effet, le TCO ne se limite pas seulement aux coûts d’achat des véhicules, mais englobe également d’autres aspects clé, découvrons-les.
Les bonnes pratiques à connaître pour suivre et optimiser la performance
Afin d’optimiser le coût total de possession de votre flotte, vous pouvez intervenir sur les différentes familles de dépenses. Voyons en détail quels sont les leviers sur lesquels vous pouvez agir :
Sur l’aspect location de véhicules
L’un des principaux postes composant le TCO d’une flotte est le contrat de location du véhicule. Il représente la base de votre stratégie. On peut utiliser une grille de fluidité pour suivre l’évolution des coûts du contrat en fonction de l’utilisation du véhicule et de l’évolution de son kilométrage. Vous pouvez également travailler avec plusieurs loueurs référencés afin de les mettre en concurrence pour obtenir de meilleures conditions tarifaires et une plus grande flexibilité.
Nous recommandons également de confier au loueur uniquement les prestations limitées, telles que la maintenance et éventuellement l’assurance. En gardant le contrôle des autres aspects de la gestion des véhicules, tels que les réparations ou le carburant, vous pouvez réduire les coûts en évitant les frais excessifs facturés par les loueurs.
Sur les pneumatiques
Les pneumatiques représentent une autre composante importante du TCO d’une flotte. Pour optimiser cette catégorie de dépenses, il est recommandé d’adopter une politique pneumatique cadrée. Cela comprend l’utilisation de pneus quatre saisons, qui offrent une polyvalence tout au long de l’année et éliminent la nécessité de changer les pneus saisonnièrement.
De plus, le choix de la marque et de la typologie des pneumatiques peut avoir un impact significatif sur leur durée de vie et leurs performances. En établissant un contrat cadre avec un fournisseur de pneumatiques, vous pouvez bénéficier de tarifs préférentiels et d’un suivi régulier pour garantir une utilisation optimale des pneus et minimiser les coûts de remplacement prématurés.
Sur le carburant
La gestion des coûts liés au carburant est une préoccupation majeure pour tout gestionnaire de flotte. Une bonne pratique consiste à favoriser l’utilisation de cartes de stations-service offrant des tarifs plus attractifs. En négociant des partenariats avec des fournisseurs offrant des prix compétitifs, vous pouvez réaliser des économies significatives sur les dépenses de carburant.
De plus, la mise en place d’une politique de plafonnement des cartes carburants peut limiter les dépenses excessives. En établissant des limites de dépenses par véhicule ou par conducteur, vous pouvez contrôler les coûts et prévenir les abus.
Agir sur les frais de restitution
La manière dont les véhicules sont restitués à la fin des contrats de location peut avoir un impact sur les coûts. Plutôt que de suivre un processus de pré-restitution standard, il est recommandé d’agir sur la responsabilisation des conducteurs. En sensibilisant les conducteurs à l’importance de prendre soin des véhicules et en les encourageant à signaler les dommages dès qu’ils se produisent, vous pouvez réduire les frais de restitution liés aux réparations.
Sur la fiscalité
La fiscalité est un aspect crucial de la gestion d’une flotte automobile. Pour optimiser cette catégorie de dépenses, il est essentiel de comprendre les réglementations fiscales applicables et d’adopter les meilleures pratiques en matière d’amortissement, de TAVS et de TVA. Travailler en étroite collaboration avec des experts fiscaux peut vous aider à identifier les opportunités d’optimisation et à maximiser les économies fiscales.
Location courte et moyenne durée : Mettre en place des véhicules de pool
La gestion des locations de courte et moyenne durée peut représenter un défi pour de nombreuses entreprises. Une bonne pratique consiste à mettre en place des véhicules de pool, également connus sous le nom de véhicules partagés. En ayant à disposition des véhicules de pool, vous pouvez optimiser les coûts liés aux locations en évitant d’avoir un véhicule dédié pour chaque employé. Ses véhicules peuvent être réservés selon les besoins et les disponibilités, ce qui permet une utilisation plus efficace des ressources.
Contexte inflationniste et TCO : des optimisation limitées ?
Dans un contexte inflationniste, les entreprises doivent faire face à une hausse généralisée des prix, ce qui peut impacter significativement leur TCO. Ainsi, il devient essentiel d’identifier et de mettre en œuvre des actions d’optimisation économique afin de réduire les effets de l’inflation sur les dépenses globales.
Cependant, l’augmentation générale des prix peut rendre difficile la réalisation d’économies significatives dans certaines catégories de dépenses liées au TCO. Par exemple, l’augmentation du prix de l’essence peut représenter un coût très important sur une flotte automobile de 250 véhicules.
Cela ne signifie pas pour autant qu’il est impossible d’agir pour minimiser les coûts afin de maintenir une gestion efficiente de votre flotte automobile.
Lorsque l’inflation est élevée, adopter un niveau de détails et d’analyse approfondis dans chaque famille du TCO devient encore plus crucial. Il est nécessaire de scruter attentivement les coûts, de rechercher des failles potentielles afin de mettre en œuvre des stratégies ciblées pour réduire les dépenses inutiles.
Le fleet manager peut également rechercher des innovations technologiques et organisationnelles, ce qui lui permet de réduire les coûts opérationnels et de maintenance. De plus, dispenser des formations à l’éco-conduite aux collaborateurs peut contribuer à diminuer la consommation globale de carburant. En outre, cela peut aussi réduire le risque d’accident et l’usure des véhicules. Il peut chercher à diversifier ses sources d’approvisionnement pour limiter l’impact de l’inflation sur le TCO de sa flotte automobile.
